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Text File  |  1990-07-27  |  23KB  |  639 lines
  1.  
  2.                                  (U)TILITIES
  3.           
  4.                This section of the system is designed to assist you
  5.           in modifying and maintaining the overall MED#1 system  to
  6.           meet the unique needs of your individual practice.
  7.           
  8.           There are two major grouping of utilities provided in the
  9.           MED#1   system:  (A)pplication  support   and   (S)system
  10.           support.  Application support utilities  directly  affect
  11.           your  data files and information posted to  them.  System
  12.           support utilities cover all other areas.
  13.           
  14.                      (A)pplications support - UTILITIES
  15.           
  16.                Select  the (A)pplication support  utilities  option
  17.           first,  which will give you the UTILITIES  -  APPLICATION
  18.           SUPPORT (Screen) with the following options:
  19.           
  20.                (U)pdating  practice  data  -  allows  you  to  make
  21.           informational changes when necessary to keep your  system
  22.           personalization   current.   This  is  the  same   screen
  23.           presented to you during system initialization.
  24.           
  25.                (P)urge  old invoicing - will clear  information  no
  26.           longer  needed  to  give you room  for  new  information.
  27.           Again,  you  can  enter  by  highlighting  and   pressing
  28.           <ENTER>,  or  by pressing 'P'.  (Note  -  Only  invoicing
  29.           that  has a zero balance as of the requested  purge  date
  30.           will  be  flagged  for deletion. In  this  manner  active
  31.           accounts that have open balances as of the requested date
  32.           will retain all of their transactions.)
  33.           
  34.                (C)reate new charge table from existing -  gives you
  35.           the opportunity to save code table setup time by  copying
  36.           the  contents  of  an existing table an  creating  a  new
  37.           table. You can then limit your maintenance to only  those
  38.           codes  within the new table that need adjusting. Use  the
  39.           same process for entering this function.
  40.           
  41.                (D)elete  existing  charge  table -  allows  you  to
  42.           eliminate an out-dated charge table without going through
  43.           an  involved process of changing  information  on-screen.
  44.           
  45.                (F)inance   charge-calculations/posting  -  is   the
  46.           function that handles the charges for past-due  accounts.
  47.           It  gives you the flexibility of varying the  charges  or
  48.           applying  a  standard minimum rate.  (Note -  Only  those
  49.           accounts that were setup to receive finance charges,  and
  50.           have  a positive balance on last statement charges  after
  51.           current  payments/adjustments  have  been  applied,  will
  52.           receive  a finance charge. Finance charges are  a  system
  53.           generated  transaction  and will show up in  the  account
  54.           ledger.
  55.  
  56. Page 60
  57.  
  58.           
  59.                (T)ransfer patient data to new account - will be the
  60.           most  used of all the utilities. With this  function  you
  61.           can  transfer all patient transactions, history,  recall,
  62.           and  notes to another patient account. An example of  the
  63.           need for this utility is when a child becomes old  enough
  64.           to  have responsibility for their own bills.  Before  you
  65.           can use this utility you must set up a new patient master
  66.           record.  Then  you can call up this utility and  by  just
  67.           entering  in the old patient account number and  the  new
  68.           patient account number all patient information is  placed
  69.           under  the  new  account. You can  then  delete  the  old
  70.           patient master record.
  71.           
  72.                (L)edger   code  transaction  update  post  -   This
  73.           utility  allows  you  to post new  ledger  codes  to  all
  74.           transaction  already on file. Normally when you  setup  a
  75.           new system you do not assign general ledger codes to  the
  76.           codes  you setup in your CPT code tables. Also later  you
  77.           may  want  to  assign new ledger codes so  that  you  can
  78.           better group your transactions for ledger postings.  THIS
  79.           UTILITY   CAN  NOT  BE  INTERRUPTED  ONCE  STARTED.   ALL
  80.           TRANSACTIONS  ON FILE WILL BE PROCESSED AGAINST YOUR  CPT
  81.           CODE  TABLES  AND  THE NEW LEDGER  CODES  FOUND  WILL  BE
  82.           TRANSFERRED INTO THE TRANSACTION RECORD.
  83.           
  84.           
  85.                         (S)ystem support - UTILITIES
  86.           
  87.                The  '(S)ystem support utilities' function is  where
  88.           you  fit  the system to your computer  and  maintain  it.
  89.           These utilities are:
  90.           
  91.                (R)eindex data files - will 1. physically remove all
  92.           records  flagged as deleted and return the space to  your
  93.           system,  2.  rebuild all file  pointers.
  94.           
  95.           (NOTE:    If you restore your data files from  a  backup,
  96.           you  must run the 're-indexing' function before  you  use
  97.           them.   Failure to do this will corrupt the restore  data
  98.           files, requiring you to reload them from the same  backup
  99.           and start over.)
  100.           
  101.           
  102.                (P)rint registration form - is the function you  use
  103.           to  print  the  registration form you  must  send  in  to
  104.           register  you as a user of MED#1 add remove you from  the
  105.           100 patient limit.
  106.           
  107.           
  108.           
  109.                (M)onographics  color:  N - provides the  option  of
  110.           using  a color screen or black and white. MED#1  normally
  111.           automatically tests your computer to see if it supports a
  112.           color monitor and if it does you will see all displays in
  113.           color.  Some computers have color capabilities but use  a
  114. Page 61
  115.  
  116.           
  117.           monochrome monitor. If you are testing MED#1 on a  laptop
  118.           computer  you may wish to force the color  to  monochrome
  119.           display. Currently most laptops only display in shades of
  120.           gray  and  use  of the color  display  option  will  make
  121.           reading your screens difficult.
  122.           
  123.           
  124.                (C)hange  printer  codes - will allow you  to  enter
  125.           control  codes  unique to your printer  that  handle  the
  126.           ability  to  switch between normal  and  compress  print.
  127.           CURRENTLY  THIS  FEATURE IS NOT USED BY MED#1.  SOON  YOU
  128.           WILL BE PROVIDED WITH REPORTS THAT WILL REQUIRE MORE THAN
  129.           THE  STANDARD 80 CHARACTER PRINTER WIDTH. BY  SETTING  UP
  130.           CODES FOR COMPRESS AND NORMAL PRINT YOU WILL NOT NEED  TO
  131.           MANUALLY SET YOUR PRINTER FOR THESE REPORTS.
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  171.  
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  173.  
  174.           
  175.                                   GLOSSARY
  176.           
  177.           BUFFER         The space in the computer's memory where
  178.                          text is temporarily stored while the
  179.                          computer is on.
  180.           
  181.           CONFIG.SYS     A file used to modify the parameters of
  182.                          machine operation.
  183.           
  184.           DBF            Data base files.
  185.           
  186.           DEFAULT        Word used to designate 'standard', most
  187.                          common.  In MED#1, 'default' is 00 unless
  188.                          specified otherwise.
  189.           
  190.           DOS            Disk operating system.
  191.           
  192.           FIELDS         Specific areas for receiving information.
  193.           
  194.           FLAG           An instruction put in one function that
  195.                          cross references with another function
  196.                          requesting an activity.
  197.           
  198.           FREEFORM FIELD A field that doesn't require information
  199.                          every time the function is used.
  200.           
  201.           INITIALIZATION Bringing up the system and customizing it
  202.                          to  create DBF.
  203.           
  204.